О заключении с сотрудником соглашения об использовании личного транспорта

здравствуйте! 

Действующим законодательством заключение такого соглашения не запрещено, поэтому можете заключить такое соглашение при условии согласия на это всех сторон данного соглашения, в том числе и сотрудника

Здравствуете . 

I. Анализ информации в Вашем вопросе, к нашему сожалению, содержит мало информации для однозначного ответа. Поэтому если Вам не все, понятно в нашем ответе уточните его, пожалуйста. Разберем проблему детально. Можно в комментарии под нашим ответом.

II. Действующим законодательством заключение таких соглашений не запрещено. Но исходя из практики бизнеса работников согласных на такую сделку мало.

III. ССЫЛКИ на НПА 

Если они Вам нужны могут быть представлены.

Если Вы хотели узнать, что, то другое уточните свой вопрос. Можно прямо под нашим ответом.

С уважением коллектив ООО «ОРИОН».

 LI №2234 ООО ОРИОН RUS© 2018

В силу ст. 421 ГК РФ, стороны свободны в заключении договора, кроме случаев предусмотренным законом.

Поскольку закон не запрещает работодателю заключать договор с сотрудником на использование его автомобиля, Вы вправе заключить данное соглашение.

С уважением. 

Здравствуйте!

Елена, вы можете в договоре оговорить любые условия, которые считаете нужными.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ:

компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта; 

возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Имейте также ввиду:

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя.

Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:
принадлежность используемого автомобиля работнику;
расчет компенсации;
фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”

Чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре; 

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие: Письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@, так и запрещающие это делать: Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150; 

3) документы учета служебных поездок: 

<если>вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листыутв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатораПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354); 

<если>вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организациип. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя: 

<или>из фактического расхода ГСМ на 100 км «служебного» пробега; 

<или>норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;

<или>норм Минтрансапп. 7.1, 7.2 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р;

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

С Уважением!